CARA MENGAJUKAN BERBAGAI PERMOHONAN KEPADA DITJEN BEA DAN CUKAI

Selama ditugaskan di Subdit Tempat Penimbunan KP DJBC kami sering menemukan permohonan yang diajukan oleh Pengusaha (PKB/PDKB) yang membingungkan. Masih beruntung jika ada perwakilan perusahaan yang datang mengurus permohonan atau menelpon untuk follow up, sehingga bisa kami tanyakan apa maksud sebenarnya dari permohonan yang diajukan.

Agar permohonan Anda bisa diproses dengan cepat, tepat, dan kemungkinan disutujuinya besar, disamping harus mengikuti kaedah-kaedah administrasi surat menyurat, berikut ini ada bebarap tips dalam mengajukan surat permohonan kepada Dit Jend. Bea dan Cukai:

Pertama-tama perlu diketahui apakah jenis permohonannya merupakan permohonan rutin atau insidentil. Jika permohonan rutin perlu diketahui apakah sudah ada format bakunya atau tidak. Jika sudah ada format bakunya berarti tinggal di salin atau dimodifikasi seperlunya sesuai kondisi perusahaan.

Jika belum ada format baku dari permohonan yang ingin diajukan, berikut ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

KEPALA SURAT:

1. Tuliskan Nomor dan Tanggal surat secara jelas. Tujuannya agar dapat diketahui kapan surat dibuat dan nantinya akan digunakan sebagai referensi dalam penelusuran surat serta referensi dalam menjawab surat (akan dicantumkan dalam surat balasannya).

2. Sebutkan kepada siapa surat diajukan/ditujukan. Banyak perusahaan yang asal menuliskan tujuan surat. Misalnya ditujukan kepada Direktur A padahal yang seharusnya memproses adalah Direktur B. Akibatnya surat harus mampir dulu di tempat yang keliru. Tidak ada salahnya sebelum mengajukan permohonan, tanyakan terlebih dahulu alamat tujuan surat yang benar. Bisa lewat telepon di 4890308.

3. Sebutkan perihal surat (subject surat) secara singkat padat dan jelas. Karena surat harus melewati beberapa meja sebelum diproses oleh bagian yang berkompeten, penulisan perihal / subyek surat yang tidak jelas akan membuat surat berputar-putar ke meja yang keliru. Akibatnya membuat waktu pemrosesan jadi laaaamaaaaa.

ISI SURAT :

4. Sebagai pembuka isi surat, pertama kali sebutkanlah identitas identitas perusahaan.

Meskipun identitas perusahaan dapat dibaca lewat Kop Surat, tapi identitas perusahaan perlu dijelaskan lagi dalam surat sebagai pendahuluan. Yang perlu disebutkan adalah status perusahaan dan detail seperlu. Misalnya ada perusahaan yang memiliki 3 lokasi, ada yang KB dan ada yang Non KB. Nah dalam Isi surat perlu disebutkan apakah permohonan diperuntukkan bagi perusahaan yang berfasilitas KB dan di lokasi yang mana atau untuk perusahaan di DPIL.

Contoh kalimat pembuka surat:

"Kami PT XYZ adalah perusahaan yang telah mendapatkan fasilitas Kawasan Berikat berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor ***/KMK.04/2004 tanggal ** Januari 2004, yang berlokasi di Jalan Ahmad Yani - By Pass, Jakarta Timur, dan bergerak dibidang industri Elektronika / Komputer"

5. Berikutnya sampaikanlah meksud / permohonannya dengan singkat padat dan jelas. Gunakan bahasa yang bisa dimengerti oleh orang awam, jangan menggunakan istilah teknis yang hanya dimengerti perusahaan tanpa tambahan penjelasan seperlunya.

Jika diperlukan alasan pendukung, sampaikanlah dengan singkat padat dan jelas. Gunakan bahasa yang bisa dimengerti oleh Pejabat Bea dan Cukai.

Banyak diantara perusahaan KB yang mengajukan permohonan dan isinya membingungkan karena menggunakan bahasa yang hanya dimengerti oleh perusahaan.

Contoh susunan kalimat permohonan :

"Dengan ini kami mengajukan permohonan untuk memindahtangankan barang modal berupa 2 (dua) unit Mesin Jahit eks. dokumen BC 2.3 Nomor 000.0000 tanggal xx-xx-2000 yang ada pada KB kami kepada KB PT XXX yang berlokasi di ......, dengan alasan mesin tersebut sudah tidak kami gunakan lagi dalam proses produksi dan akan digunakan oleh PT XXX untuk memproduksi Garment"

6. Jika diperlukan data pendukung, sampaikanlah seperlunya yang benar-benar dibutuhkan.

Contohnya :

"Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami lampirkan :
1. Fotokopi dokumen pemasukan barang modal (BC 2.3 Nomor ... tanggal ....)
2. Fotokopi Surat Perjanjian Jual Beli
3. Fotokopi Invoice,
4. dll..."

PENUTUP

7. Tandatangani surat oleh Direksi perusahaan yang berkompeten, bila perlu lekati dengan materai secukupnya dan distempel perusahaan.

8. Sampaikan tembusan seperlunya kepada pihak-pihak yang perlu mendapatkan informasi, Misalnya Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Pengawas KB, Kantor Wilayah DJBC terkait, Kantor Pelayanan Pajak, dll.

Demikian semoga bermanfaat
Fuad Muftie
http://fuadmuftie.blogspot.com
email : fuad at customs dot go dot id